Mietfolio Wissen
Dokumente mit Mietern teilen, ohne das Archiv zu öffnen
Mieter benötigen manchmal Unterlagen, aber nicht den kompletten Dokumentenbestand. Dieser Ratgeber erklärt, wie Vermieter Dokumente objektbezogen sortieren, gezielt freigeben und Uploads kontrolliert prüfen.
1. Dokumente zuerst sauber kategorisieren
Vor jeder Freigabe sollte klar sein, zu welchem Objekt, welcher Kategorie und welchem Vorgang ein Dokument gehört. Kategorien, Datum, Notiz und Vorschau helfen, später nicht aus Versehen falsche Unterlagen zu teilen.
- Objektbezogene Ablage
- Kategorien und eigene Kategoriepflege
- Vorschau vor Freigabe
- Dublettenhinweise per Datei-Hash
2. Freigabe je Dokument und Mieter
Eine gute Dokumentfreigabe ist eng begrenzt. In Mietfolio wird nicht ein gesamter Ordner geöffnet, sondern ein konkretes Dokument für einen konkreten aktiven Mieterzugang freigegeben.
- Freigabe je Mieterzugang
- Signierte Downloads
- Kein Gesamtarchiv-Zugriff
- Verbindung zum Mieterportal
3. Mieter-Uploads nicht automatisch übernehmen
Mieter können Unterlagen bereitstellen, aber die Vermieterablage sollte kontrolliert bleiben. Uploads landen daher im Prüfeingang und werden erst nach Annahme ins Archiv übernommen.
- Upload-Prüfung
- Annehmen oder ablehnen
- Übernahme als Dokument
- Nachvollziehbarer Status
4. Nachweise exportieren
Für Steuerunterlagen, Übergaben oder Rückfragen bleiben Exporte wichtig. ZIP-Downloads verbinden die strukturierte App-Ablage mit der lokalen Archivierung.
- Einzeldownload
- ZIP-Export für Auswahl oder Archiv
- Sammelaktionen
- Lokale Nachweise behalten
Häufige Fragen
Sehen Mieter automatisch alle Dokumente?
Nein. Sichtbar sind nur Dokumente, die für den jeweiligen aktiven Mieterzugang freigegeben wurden.
Kann ein Upload sofort in meine Dokumentenverwaltung gelangen?
Nein. Uploads werden zuerst geprüft und erst nach Annahme als Vermieter-Dokument übernommen.